上头要开力(强力要求),HR会点做(如何去做)?

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【周一职人Bloggers~我和HR有个约会】
Carmen Li李嘉雯《上头要开力(强力要求),HR会点做(如何去做)?》
人力资源助理总经理

 

我公司是一间传统家族企业,华人老板通常比较重人情味,很少出现大规模裁员行动,即使是当年沙士这样艰难时刻,我听闻公司也只是做「小手术」,如减少福利等,绝对称得上是良心企业。话虽如此,部门改组、新旧换血、处理有问题的员工等是偶有发生。在过程中,HR的任务是协助部门主管把整件事情「由始至终」顺利完成,可分为前、中、后三个阶段。

 

首先,无论什么情况,HR必须确保任何人事变动已获得到管理层同意才可以执行。 「前期准备」就是确保这次行动是合法、合理、合情地进行。 「合法」指按照香港劳工法例规定下处理及赔偿,给予雇员应得的补偿,也要减少公司不必要的开支。 「合理」指弄清楚辞退员工的理据,包括过去工作评估报告或以往处理类似个案的方法,确保一致性和公平性,避免将来可能引致的诉讼。 「合情」是关于处理当事人的反应,为最好和最坏的情况作准备。 HR需要与主管计划合适的时间和地点,判断需要员工即时离开公司,还是可给予一点时间,多少时间等,一切视乎对当事人及整个部门的影响。其他细节包括公司电脑和电邮的安排、预演开场白及回应、收拾私人物品的过程、交还公司物品等。这些前期准备工作是非常重要,需要HR和部门主管的紧密合作。

 

「中期对话」是另一个技巧。部门主管需要主持对话,HR的角色是facilitator,确保双方是和平分手。我的沟通原则是「内方外圆」,很多时候HR需要站在当事人立场去看待整件事,即使公司理据十分充足,沟通过程仍要小心谨慎,避免加插指责等语气,或涉及其他人,只是给予事实和决定已经足够。 HR会解释final payment的计算及离职安排,这些通常是当事人当时最关心的事。

 

「后期安排」主要是按照之前的准备工作去做,紧接着是其他善后事宜,包括对内与对外的沟通工作。会万一出现突发情况,这时候HR就要见招拆招。通常事前做足准备工夫,绝对可以减少出现问题的机会。

 

HR也是人,在执行任务的过程中,绝对有自己的感受和情绪,不过我们仍要尽力保持中立和理性,在公司与员工之间取得平衡。作为一个基督徒的HR,我深信凡事必有神的美意,属神的人必蒙保守。真巧合,写blog的这段时间我刚要处理一个突发个案,过程中涉及不同地区的法务,有很多猜想不到的复杂问题。最头痛的是当时手上还要处理几件重要的事,内心深处只懂得祷告,求神给我智慧走每一步,做应该做的事,说应该说的话。神的话不断在我脑中浮现:

 

「你要专心仰赖耶和华,不可倚靠自己的聪明,在你一切所行的事上都要认定他,他必指引你的路。」(箴言3:5-6)